« L’onboarding ? Cela commence avant même le recrutement ! », s’exclame David Laurent, chargé de communication chez Adequasys, une société spécialisée dans les logiciels de gestion des ressources humaines. Il fait référence au vocable anglais couramment utilisé pour évoquer le processus d’accueil et d’intégration des nouvelles recrues dans les entreprises. Un embarquement immédiat qui doit donc, selon lui, se préparer non pas une fois le recrutement effectué mais en amont. Conséquence, le volet onboarding est directement intégré dans les modules de recrutement qu’Adequasys et d’autres sociétés proposent aux entreprises. « Dès qu’un candidat postule, il reçoit des données sur son employeur potentiel afin de vérifier qu’il y aura bien adéquation. Et s’il n’est pas retenu, il aura quand même eu des informations qui véhiculeront une bonne image de la société », poursuit-il. L’onboarding est donc bien plus qu’un simple processus d’accueil et d’intégration, c’est une projection dans l’avenir. Et, s’il est bien mené, un gage de succès aussi bien pour le candidat que pour l’employeur.

« Contrairement aux entreprises anglo-saxonnes, qui pratiquent l’onboarding depuis des années, les entreprises françaises ont eu du mal, culturellement, à s’y mettre, relève de son côté Sandrine Alméras, fondatrice et dirigeante de My Human Partner, une société de conseil qui accompagne les RH, en particulier dans les secteurs ingénierie et conseil, environnement, BTP, énergie et industrie. Mais aujourd’hui, c’est fait. » Pour une bonne raison : les tensions sur le marché de l’emploi dans certains secteurs, dont, précisément, le BTP, l’ingénierie, l’industrie, incitent les entreprises tricolores à soigner les nouveaux venus. Après tout, si elles investissent pour recruter, autant fidéliser les petits nouveaux ! Et, conscientes qu’elles sont de leurs difficultés à séduire face aux grands groupes, « ce sont souvent les petites entreprises, dont les moyens sont limités, qui soignent le plus leurs programmes d’onboarding », souligne Sandrine Alméras.

À cet égard, les données tirées d’études sont éloquentes. Les chances qu’un nouveau venu soit encore dans l’entreprise trois ans après son recrutement augmentent très largement (58 %) s’il a bénéficié d’un programme d’onboarding structuré, selon l’enquête 2017 de Go2nextlevels. Et les entreprises qui misent sur une expérience employé incluant un programme d’onboarding affichent un taux de rétention des talents très supérieur (50 %) aux autres, selon la même étude. En outre, 70 % des nouveaux salariés décident, dans les premiers six mois, s’ils resteront ou non dans l’entreprise. Autant dire que cette période d’adaptation est cruciale.

Reste à savoir ce qu’un programme d’onboarding veut vraiment dire… Pas question de se contenter de mettre dans les mains d’un nouvel arrivant une simple brochure décrivant les valeurs de l’entreprise, la couverture santé ou le menu de la cantine. Non, un programme structuré est bien plus sophistiqué. Et si les sociétés rivalisent d’imagination dans ce domaine, elles s’appuient aussi sur des méthodes éprouvées. Nombreuses sont celles qui pratiquent la règle de trois ou celle des 4 C. La première implique qu’un accompagnant, qui constituera un binôme avec le nouveau venu, le rencontre trois jours, puis trois semaines et enfin trois mois après son arrivée, pour l’informer, répondre à ses demandes, vérifier que tout va bien. La deuxième fait référence à la phase de Conformité (contrat de travail signé, règlement interne donné), de Clarification (définition exacte des missions, informations sur le fonctionnement de base de l’organisation), de Culture (valeurs de l’entreprise) et de Connexion (réseautage et rencontre des autres salariés déjà en poste).

Chez Renault, on offre un petit plus : une rencontre avec le PDG, Carlos Ghosn. Chez Google, les « bleus » reçoivent une casquette qui les distingue des autres salariés… Chez Flixbus, on envoie toutes les jeunes recrues sur le terrain, dans les stations de bus. Et de plus en plus d’entreprises organisent des évènements festifs pour, note Sandrine Alméras, séduire les millennials. Certaines vont bien plus loin : « J’ai travaillé pour une grande entreprise aux Pays-Bas qui offrait un programme d’intégration de 12 jours sur quatre mois entraînant les nouvelles recrues à travers toute l’Europe, avec des sessions explicatives et des occasions de networking pour donner la possibilité d’une intégration totale et réussie », raconte Sandrine Alméras. Mais évidemment, ce genre de pratique requiert un budget élevé…

Pour cette spécialiste, le parcours d’onboarding idéal devrait se dérouler comme suit : dès le premier entretien, le candidat doit sentir qu’il pourra appartenir à l’entreprise. Pas question, donc, de lui poser des questions pièges. Pas question non plus d’imposer une batterie de tests « comme celle qui consisterait à faire passer un examen sur des suites logiques à des ingénieurs, dit-elle, cela ne sert à rien, sinon à rebuter les candidats. » Enfin, pas question, au lieu de rester réaliste, de faire miroiter des évolutions de carrière mirobolantes : les candidats seraient vite déçus. Ensuite, le nouvel arrivant, doté d’un accompagnant, se voit expliquer l’entreprise. Il rencontre aussi, grâce à ce binôme, les personnes clés. Autre accompagnant, celui qui lui décrira tous les métiers de l’entreprise. Sans oublier que les RH doivent organiser un entretien à l’arrivée, afin de fixer des objectifs d’intégration clairs et atteignables. Puis, refaire un point avant la fin de la période d’essai, et enfin, un autre, une fois la période d’essai passée, pour vérifier, une fois de plus, que tout va bien. « Une enquête de satisfaction sur le processus d’onboarding peut également être utile », estime Sandrine Alméras. « Tout cela est simple à mettre en place ! », conclut-elle. Et devrait même être étendu à tous les salariés, notamment ceux qui sont déjà intégrés, mais qui changent de fonction, par exemple.

Autant dire que l’onboarding, c’est avant tout un état d’esprit, partie intégrante de la culture d’entreprise.