Spir Communication (4 000 salariés) a réussi à externaliser son service de paie en organisant le transfert de tout le personnel concerné chez le prestataire Northgate Arinso. La décision a été prise fin 2007, après un audit interne sur les fonctions RH, d’où il ressortait que la qualité du service pouvait être améliorée et les coûts de fonctionnement optimisés. Le cahier des charges prévoyait quatre chantiers : harmoniser et moderniser le système d’information RH en passant sur SAP ; confier la maintenance du nouveau SIRH à un prestataire extérieur ; créer un outil intranet RH en self-service (gestion des congés, absences, mise à jour des données personnelles) avec un système interactif de validation ; et enfin, externaliser l’activité de gestion des paies afin de réduire les coûts et de se recentrer sur le cœur de métier RH.

« Pour l’externalisation, notre engagement auprès des collaborateurs était d’éviter les licenciements secs, c’est pourquoi nous avons souhaité organiser une reprise de nos salariés gestionnaires de paie par le prestataire, et associer les IRP à cette démarche, indique Patrick Cristol, DRH adjoint de Spir. Le prestataire devait aussi offrir une proximité géographique pour faciliter ce transfert de personnel. » Au printemps 2008, Spir a retenu l’offre de Northgate Arinso, spécialiste de SAP HR, qui remplissait ces conditions et acceptait d’ouvrir une agence à Aix-en-Provence, près du siège social du distributeur. « Nous avons exposé aux salariés les conditions du changement d’entreprise – maintien puis réévaluation possible des rémunérations, et maintien des avantages sociaux – et ils ont eu deux mois pour y réfléchir. »

Sur 18 personnes transférables, 15 ont accepté cette proposition, 2 ont été reclassées en interne et une est partie. « La transition s’est faite en douceur puisque, d’octobre à décembre 2008, les salariés transférés sont restés dans nos locaux et leur nouvel employeur est venu sur place prendre connaissance de leur activité. » Entre janvier et juin 2009, tous les salariés du service RH, y compris ceux qui venaient d’être externalisés, ont été formés au nouveau logiciel SAP par les experts de Northgate Arinso.

Un an après, la DRH est satisfaite des résultats obtenus. Les salariés transférés sont toujours en poste, sauf 2 qui sont partis pour des raisons personnelles. La mise en place de l’intranet interactif a permis d’offrir de nouveaux services aux salariés tout en réduisant les effectifs RH par non-renouvellement de CDD. Le service RH a été complément réorganisé : « Au lieu d’être scindée en deux pôles – recrutement-formation d’une part et droit social-administration du personnel d’autre part, la DRH est désormais organisée dans une logique de métiers – médias et hors-médias », explique Patrick Cristol. Par ailleurs, 11 postes de correspondants RH ont été développés pour être les interlocuteurs directs des salariés de Spir concernant la paie.

Au final, Spir a économisé entre 25 % et 30 % en équivalents temps plein dans le service RH et amélioré la qualité de service aux salariés.