L’introduction en bourse de Suez Environnement en juillet 2008 aura été le déclic pour enclencher la construction du nouvel intranet du groupe, lancé en avril 2010. « C’était le bon moment pour coordonner les messages et mettre fin à une galaxie d’une dizaine d’intranets avec leur propre technologie, des informations hétérogènes et dupliquées et des budgets disparates », explique Sandrine Deparis, responsable de la communication multimédia et chef de projet pour la mise en place de ce nouveau portail.

En outre, ces derniers mois, le rassemblement physique dans une tour de La Défense de plusieurs entités et du siège de la rue d’Astorg (Paris 8e) a été aussi une opportunité pour fédérer les collaborateurs autour du nouvel intranet.

« En février 2009, nous avons sollicité des responsables dans toutes les filiales : des communicants, des webmasters, des informaticiens, des utilisateurs et une responsable des relations publiques aux Etats-Unis, au total 35 personnes. Pendant deux jours, nous avons mené un atelier de réflexion au siège, coanimé avec une consultante », rapporte Sandrine Deparis. Pour définir le cahier des charges et anticiper les besoins de tous, les attentes des collaborateurs ont été passées en revue, tout comme la façon de structurer l’information et les principaux outils utiles.

Après validation par la direction générale et par la direction de la communication fin juin 2009, le groupe de projet, réunissant deux personnes du service de communication, une équipe informatique, une stagiaire à mi-temps pour l’animation éditoriale et un développeur externe, a travaillé à la finalisation du site jusqu’en mars 2010. Résultat : si l’utilisateur est toujours associé à une filiale, il accède cependant à un contenu décloisonné avec son adresse électronique, par une entrée unique, où il retrouve tous les services et ressources aux salariés en fonction de son profil, ainsi que les actualités de l’entreprise (bilingues) et, nouveauté initiée depuis septembre 2010, les communautés.

« Le salarié qui souhaite créer une communauté fait appel à notre service et nous vérifions qu’il existe un vrai besoin », explique la responsable communication.

En fonction des attentes exprimées, les communautés peuvent développer des blogs, des bibliothèques de documents, des sondages ou des calendriers d’événements. Point essentiel : il faut aussi identifier l’animateur de la communauté, qui est formé.

Jusqu’à présent, trois communautés sont ouvertes : RH ; web (webmasters Internet), informatique (sur le sujet de la sécurité). La communauté RH comprend par exemple 60 personnes, dont principalement les responsables compétences et formation dispersés partout dans le monde, qui peuvent ainsi prolonger leurs échanges de façon permanente, au-delà de leurs deux rencontres annuelles.

Les mises à jour des informations sur le site sont réalisées par une trentaine de contributeurs au siège, ainsi qu’une dizaine dans les filiales, préalablement formés à la gestion du CMS (content management system, système de gestion de contenu).

L’adhésion des utilisateurs a été sollicitée au moyen d’un “shooting” photos pour réaliser l’annuaire des salariés : l’occasion pour chacun de parler du nouvel intranet lors d’un moment d’échange convivial et de recevoir une clé USB avec sa photo en portrait, ainsi qu’une souris avec le logo du site et une brochure d’information.

Un concours interne a été organisé pour trouver un nom au portail. Cent trente propositions ont été émises, parmi lesquelles deux tendances émergeaient : l’idée de l’attachement à l’environnement et l’appartenance au groupe.

Le nom a été choisi finalement par le groupe pilote : Btwin (twin, jumeaux en français, en référence aux deux métiers de l’entreprise, eau et déchets ; win, pour signifier un projet gagnant, et phonétiquement, “between”, illustrant l’idée d’un site “entre nous”).

En 2010, le site a été déployé à l’international sur le contenu corporate (4 500 visiteurs mensuels). Progressivement, ce sont 35 000 postes connectés qui sont visés à terme, en basculant les Intranets des filiales sur la plate-forme commune. Outre le développement des communautés, Suez Environnement a de multiples chantiers en préparation : le lancement d’une nouvelle web TV, la propo-sition d’un parcours d’intégration en ligne, la réalisation d’un moteur de recherche plus performant et la création d’un Wikipédia interne, ainsi que la création d’un accès mobile.

• Activité : collecte et tri des déchets, production et distribution d’eau.

• Lancement du nouvel intranet : avril 2010.

• Population concernée : 35 000 personnes.

• Budget : 300 000 euros.