« Temposoft, le SIRH que nous utilisions depuis 2003, était arrivé aux limites de ses possibilités, et nous ne pouvions plus le faire évoluer techniquement, l’éditeur ayant déposé le bilan », explique Pierre Couvert, directeur des systèmes de gestion des Autoroutes du Sud de la France (ASF, Vinci Autoroutes). L’opérateur autoroutier a donc décidé de s’équiper d’un nouvel outil de gestion des temps et des activités (GTA). Avec deux grands objectifs : le contrôle de gestion (suivi en temps réel des moyens humains engagés, évaluation des coûts, ajustement des budgets) et la gestion opérationnelle des plannings des différentes catégories de salariés.

Un enjeu de taille pour ASF, qui emploie 4 800 collaborateurs en CDI, 5 300 en CDD et 2700 intérimaires. Très décentralisé, le réseau compte 150 sites de gestion du personnel supervisant seize métiers liés au péage, à la viabilité (entretien, sécurité) et à l’administratif.

La nouvelle solution devait intégrer les réglementations de ces métiers et administrer différents types de population et d’organisation du travail. « Nous jonglons avec des plannings très individualisés, des activités postées, d’autres non, des prises d’astreinte entraînant des majorations salariales, et nous avons huit accords d’horaires variables, 50 types d’absences, dix compteurs de droits à congés, énumère Pierre Couvert. Tout cela est d’une complexité extrême. » Autre contrainte du projet : l’application devait s’interfacer avec l’outil de paie (Meta4) qu’ASF avait choisi de conserver.

Après avoir rédigé un cahier des charges très détaillé, l’entreprise a lancé son appel d’offres en août 2010 et a choisi le logiciel Pléiades de Sopra Group, qui répondait à ses exigences. Dans un premier temps, l’employeur est guidé pour construire le planning prévisionnel des salariés, puis il « renseigne les heures effectuées, les activités réalisées, les absences. Tout changement par rapport au prévisionnel est signalé par un onglet de couleur, précise Véronique Montamat, directrice conseil et marketing à Sopra Group. Cela se répercute directement sur les éléments de rémunération : primes, heures supplémentaires, astreintes, etc. »

Outre une vision globale des heures travaillées, le logiciel comprend des fonctionnalités d’analyse permettant de comparer, par exemple, le taux d’absentéisme par site ou la répartition par type d’absences.

Le projet a été piloté par la DSI, en relation avec la DRH et les responsables SIRH et paie. « La DRH a participé à toutes les étapes », souligne Pierre Couvert. D’avril à décembre 2011, ASF a travaillé avec l’éditeur pour paramétrer l’outil selon ses spécificités réglementaires et fonctionnelles. Mille tests ont été réalisés afin de détecter et de corriger les anomalies. « Livré par étapes entre février et août 2012, le logiciel fonctionne sur douze sites pilotes depuis l’automne, en doublon avec l’ancien système, pour plus de sécurité », indique-t-il.

La prise en main est assurée par quinze intervenants-relais, formés pendant deux semaines et chargés de transmettre leurs compétences aux 220 utilisateurs finaux avant le lancement officiel de la solution ce moi-ci.