La seconde tentative aura été la bonne. Un échec initial n’a pas dissuadé Pierre Rosius, DRH de Thomson Reuters, de déléguer une nouvelle fois la gestion de la formation. Avec plus d’un an de recul, il dresse aujourd’hui un bilan positif de l’externalisation. Petit retour en arrière. Jusqu’en 2009, une personne des RH s’occupait à plein-temps de ces tâches administratives, pour les quelque 500 salariés de la société en France. « Nous n’avions pas le temps de recevoir, de mettre en concurrence, de sélectionner les organismes ni d’effectuer les recherches de formations spécifiques », se souvient le directeur. Il décide alors de s’affranchir des tâches d’administration en les confiant à un tiers.

L’expérience ne durera qu’un an. Les raisons de cet insuccès ? « Un mode de fonctionnement industriel » côté société de service, un « besoin de souplesse » de l’autre : « Il fallait fournir au prestataire un plan de formation finalisé dès le mois de février. Or, en cours de route, de nouveaux besoins apparaissent et, à la fin de l’année, le plan initial est rarement réalisé entièrement », évoque Pierre Rosius.

Thomson Reuters consacre 350 000 euros annuels à la formation, soit 1,5 % de la masse salariale. Pour autant, le recours à l’externalisation n’avait pas pour objectif de réduire les coûts, assure le DRH. Mais la mise à disposition d’un salarié du receveur d’ordre dans l’entreprise, loin de faciliter la logistique des formations, a fait exploser les prix de la prestation. Résultat : au bout d’un an, Pierre Rosius interrompt l’outsourcing. Sur le point de réinternaliser l’activité, il opte finalement pour la plate-forme d’achats et de gestion en ligne du courtier Place de la Formation. Motifs de ce choix : la convivialité du portail Internet et le catalogue riche de 8 000 références correspondaient au besoin d’élargir les recherches de formations spécifiques de l’entreprise. Aux yeux du RH, la part des formations interentreprises progresse étant donné le nombre croissant de demandes individuelles dans des domaines pointus (journalisme, finances, informatique…).

Dans cette configuration, le champ d’intervention de Place de la Formation couvre notamment les convocations, le suivi des sessions pédagogiques, la facturation auprès des organismes de formation, les demandes d’agrément auprès des Opca ou encore des dossiers de financement pour les CIF. Seule la partie logistique des formations intra-entreprise a été conservée en interne. Une apprentie dans l’équipe RH consacre environ 10 % de son temps aux réservations de salles et de matériel.

L’action du tiers représente un gain de temps appréciable pour le service RH. « Surtout en fin d’année, lorsque toutes les données consolidées doivent être rassemblées afin d’établir la déclaration 2483 et imputer les dépenses formation par entité », remarque le DRH. Encore faut-il que les managers expriment des demandes précises afin d’éviter les allers-retours chronophages entre l’entreprise et la société de service…

L’externalisation a aussi ses points faibles, selon Pierre Rosius. Ainsi, l’absence de relations directes entre l’entreprise et les organismes de formation ne favorise pas la connaissance des offres du marché en interne. Et recourir à un intermédiaire peut aussi allonger les délais d’annulation des sessions en cas d’empêchement des stagiaires. Pour le DRH, des inconvénients somme toute mineurs au regard de la grande flexibilité qu’offre la gestion via un portail Web ergonomique. À terme, le DRH envisage d’ailleurs d’ouvrir la plate-forme aux managers, voire aux salariés, afin qu’ils formulent eux-mêmes leurs demandes.