Près des trois quarts des étudiants universitaires en master et la totalité des élèves des grandes écoles effectuent un stage durant leurs études, devenu la voie royale pour entrer dans le monde du travail : c’est ainsi qu’un tiers des diplômés des grandes écoles et 20 % de ceux de l’université décrochent leur premier emploi*. Parce qu’elles en proposent de plus en plus (1,6 million par an), les entreprises, et les managers, doivent s’organiser pour mieux accueillir leurs recrues potentielles et ce pour plusieurs raisons.

D’abord, des associations comme “Génération-Précaires” ou des classements comme “Happy Trainees” distribuent les bons et mauvais points qui impactent leur image d’employeur, sans compter les multiples forums où les stagiaires s’expriment sur leurs expériences positives et négatives. Rien de plus fâcheux pour une entreprise que de voir sur Internet des avis négatifs argumentés proliférer quand on associe dans une requête son nom au mot “stages”.

Ensuite, la réglementation devient plus exigeante. La loi relative au développement et à l’encadrement des stages du 10 juillet 2014 interdit désormais ceux de plus de six mois. Parmi ses principales dispositions, le texte augmente à 523,26 euros la gratification des stagiaires, soit 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, contre 12,5 % auparavant. Il leur donne les mêmes droits qu’aux autres salariés en ce qui concerne les titres-restaurants et les frais de transports. Par ailleurs, la nouvelle loi interdit aux grandes entreprises d’employer plus de 10 % de stagiaires et précise que ceux-ci bénéficient des mêmes règles que les autres salariés quant à leur temps leur présence. Désormais, les stagiaires devront être placés sous l’encadrement d’un tuteur et les contrôles de l’inspection du travail les concernant seront renforcés. Et, s’il y a un accident du travail, la responsabilité de l’entreprise pourra être engagée en cas de faute inexcusable.

Reste que se conformer à une réglementation plus exigeante ne suffit pas. Les managers doivent s’impliquer personnellement dans la sélection et l’accompagnement des stagiaires, condition indispensable pour que la relation entreprise-stagiaire soit “gagnante-gagnante”. Chadi Hantouche, manager au cabinet conseil en informatique et management Solucom, en sait quelque chose, puisqu’il prend chaque année trois à quatre stagiaires, généralement pour six mois, dans son équipe d’une quinzaine de personnes. « C’est un ratio élevé mais qui se justifie par le fait que 70 % finissent par être recrutés en CDI. Dès leur arrivée, nous leur confions de vraies tâches et mettons en place un encadrement tripartite. » Ainsi, le manager de l’équipe, un responsable RH et un parrain accompagnent, évaluent et décident collectivement de l’avenir de ces jeunes. Pour parfaire le processus d’intégration, des formations destinées aux managers lors de leur prise de poste évoquent la prise en charge de stagiaires et, sur intranet, le « kit du parrain » donne à ces derniers des conseils sur le même sujet.

De son côté, la SSII Atos a créé sur son intranet un espace pour que les stagiaires puissent échanger sur leur expérience et a mis en place un système de coaching à leur intention. « Les managers doivent s’impliquer et ne jamais oublier que les stagiaires sont là pour apprendre et donc qu’ils ont droit à l’erreur », recommande le DRH France Jean-Michel Estrade, qui suit aussi les taux de transformation, à savoir la part des jeunes qui, dans chaque service, demeure dans l’entreprise à l’issue du stage. Les variations de cet indicateur peuvent en effet donner des informations pertinentes sur la qualité de l’accompagnement managérial. Dans les rares secteurs comme la high-tech, où les candidats ont encore l’embarras du choix pour peu qu’ils poussent à bac + 5, fidéliser les stagiaires demeure un impératif.

EMMANUEL DESERCY

Gérant et intervenant d’Alteam-TrainingConseil, coaching et formation

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Définissez vos besoins respectifs

Avant même de poster une annonce pour recruter un stagiaire, le manager doit se poser toute une série de questions : nature, objectif et durée de la mission, profil recherché, les outils et leviers à actionner pour le motiver… À l’inverse, le manager doit prendre aussi en compte les besoins pédagogiques du stagiaire qui est là pour apprendre.

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Impliquez vos collaborateurs

Il faut convaincre les collaborateurs qui accueilleront le stagiaire dans leur service de l’appui que ce dernier pourra leur apporter. À défaut, ils risquent de le considérer comme une charge. Si vous ne pouvez vous-même encadrer le stagiaire, il est souhaitable de désigner un membre de votre équipe pour lui servir de tuteur tout au long de sa mission.

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Encouragez l’intégration

Le stagiaire ne peut être immédiatement opérationnel et il faut prévoir une phase d’adaptation. Le manager doit prendre soin de lui mettre le pied à l’étrier, de lui présenter l’entreprise, les produits, les clients, les outils et méthodes de travail. À son arrivée, il lui remettra une feuille de route détaillant les tâches de plus en plus complexes qu’il devra effectuer durant sa mission et les objectifs qu’il devra atteindre. Prévoyez des débriefings réguliers, à un rythme hebdomadaire, pour vous assurer que tout se passe bien. Et n’oubliez pas qu’une récompense sous forme de prime de fin de stage pour les stagiaires qui ont satisfait aux exigences sera toujours la bienvenue.