Le conseil départemental de la Drôme, qui emploie 2 800 agents, a franchi un nouveau pas dans la dématérialisation de sa GRH au 1^er janvier 2017, en recrutant par voie numérique. Depuis quelques années, la collectivité publiait sur l’intranet ses postes vacants, mais tout le reste se faisait sur papier. Or, elle avait à gérer une masse gigantesque de lettres de candidature et de curriculum vitae, environ 4 500 par an, et de nombreux allers-retours en interne de documents imprimés pour préparer la publication des postes, puis sélectionner les candidats. Un autre enjeu a pesé : l’ampleur prise par les départs à la retraite et les mobilités internes – un phénomène qui touche l’ensemble de la fonction publique –, dans un contexte de restrictions budgétaires croissantes, liées à la baisse des dotations de l’État. Les collectivités s’efforcent de stabiliser ou de réduire leurs effectifs, même si la charge de travail augmente.

Début 2016, l’institution a choisi deux applications d’Adequasys, une entreprise drômoise, pour gérer ses embauches externes et internes. Cet outil, baptisé Omer (outil métier recrutement), a représenté un coût de 60 000 euros, y compris la maintenance pendant les trois premières années. Pendant un an, un groupe de travail composé d’agents de la direction des systèmes d’information et du service emploi et compétences a conduit ce chantier. Objectif : adapter les logiciels aux besoins de la collectivité, mais aussi formaliser la procédure de recrutement. Celle-ci a fait l’objet d’un guide remis à tous les agents.

Selon Tiphaine Bois, DRH du département de la Drôme, « ces applications permettent de gérer de manière plus fluide et rapide les recrutements internes et externes, qu’il s’agisse du recueil de candidatures adressé aux directions concernées ou des chaînes de validation interne. » Désormais, la collectivité ne publie qu’une seule offre d’emploi numérique, au lieu de trois auparavant (papier, intranet, diffusion externe). La DRH, via le logiciel, demande l’avis des managers sur les candidats, puis les informe par mail de la réunion du jury et de sa décision. Seuls les comptes rendus et les résultats des entretiens d’embauche sont imprimés parce qu’ils doivent être validés et signés par le président du conseil départemental. Mais cette dernière étape pourrait à l’avenir être simplifiée ou abandonnée.

De leur côté, les candidats n’ont qu’à créer leur compte sur Omer et joindre leur lettre de motivation et leur curriculum vitae. Les agents du département n’ont pas besoin de saisir leur nom, prénom, grade, etc., car, chaque jour, la base de données de la paie est importée dans le logiciel avec leurs données personnelles. Si la réponse est positive, ils reçoivent par courriel l’invitation à se présenter devant le jury, puis la décision de ce dernier. Dans le cas d’une embauche, la fiche de poste est jointe, avec les conditions de rémunération, pour que le candidat donne rapidement sa réponse.

Omer gère également les réponses négatives, parfois massives, grâce à des courriels types adaptés à chaque cas. De manière transitoire, les agents qui ont des difficultés à postuler par voie numérique peuvent envoyer un courrier papier. Quant aux managers, ceux qui le souhaitaient ont été formés individuellement. « La dématérialisation représente un gain de temps, observe Virginie Ranc, chef de service emploi et compétences du département de la Drôme. Le traitement est plus simple et plus transparent à tous les niveaux, ce qui permet de mieux partager la gestion des embauches entre la DRH et les services qui ouvrent des postes. » L’objectif est désormais d’exploiter les données collectées pour disposer à l’avenir de tableaux de bord des emplois, partagés avec l’encadrement.