A la fin du premier semestre 2003, la Bibliothèque nationale de France (BNF) disposera d'un système informatisé de gestion des temps et des absences. Actuellement en phase de test dans l'une des quatre tours du site parisien de Tolbiac, la solution sera progressivement déployée dans les 5 principales implantations de l'établissement public, qui emploie, au total, 2 800 agents.

L'outil, le logiciel P/2 de Chronotique (serveur IBM avec base de données Oracle) - qui sera interfacé au logiciel de paie HR Access d'IBM -, s'adresse à une population de 350 utilisateurs, pour la plupart des chefs de service et des directeurs de département. Ceux-ci s'apprêtent à recevoir une formation au maniement du produit. La mesure des temps s'effectuera à partir de 35 bad- geuses. Certaines fonctionnalités seront toutefois décentralisées sur l'intranet. Les salariés de la BNF pourront, ainsi, consulter leurs compteurs personnels et y effectuer des demandes de congés.

Pour la direction de la BNF, cet investissement informatique était prévu depuis fin 2001. A cette date, l'établissement a finalisé, avec ses partenaires sociaux, les discussions relatives à l'aménagement et à la réduction du temps de travail (ARTT), applicables depuis janvier dernier. « Avec 1 570 heures annuelles, nous étions en deçà des 1 600 heures de la fonction publique. Avec les syndicats, nous avons entamé une négociation sur la mise en place d'horaires variables avec la possibilité, pour les agents, de choisir entre différentes durées du travail », indique Bertrand Vallon, directeur délégué aux ressources humaines à la direction de la BNF. D'où, pour la Bibliothèque, la nécessité de recourir à une gestion automatisée des horaires variables et individuels, via la recherche d'un outil destiné aux chefs de service.

De plus, la GTA était, pour cet établissement, le moyen de mieux piloter l'organisation de ses services. La BNF assure, en effet, trois activités distinctes : l'administration, la production (traitement, conservation et restauration des ouvrages), et les services au public (salles de lecture), qui occupent 50 % du temps des personnels. « Chacune de ces trois activités a ses propres spécificités en termes d'horaires de travail. Par exemple, les agents des services destinés au public travaillent par roulement, 7 jours sur 7, les autres sont en fixe 5 jours sur 7 », explique Bertrand Vallon.

« Début 2002, relate Thierry Pardé, chef de projet RH à la BNF, nous avons commencé à travailler avec tous les services de la BNF sur l'élaboration d'un cahier des charges. Il a fallu six mois pour stabiliser la demande, et cinq mois supplémentaires, correspondant à la durée de la procédure de passation des marchés publics. »

Le deuxième volet du projet concerne la planification. Il sera mis en chantier à l'automne prochain. Ce module permettra aux responsables de service de planifier, mois par mois, les présences et les absences dans leur équipe et d'établir le planning des agents assurant les fonctions d'accueil et d'assistance des lecteurs. « Au niveau de la DRH, nous allons pouvoir mesurer en permanence la ressource disponible. De plus, l'outil s'avérait indispensable, compte tenu de l'augmentation du nombre de nos lecteurs et de notre politique favorisant le développement de nouveaux services aux publics, à effectifs constants », conclut Bertrand Vallon.