On peut être un grand papetier et vouloir supprimer... la paperasse : « Avant la mise en place du logiciel, notre gestion des congés s'effectuait sous Excel. Cela générait un flux énorme de documents signés et contresignés », explique Eric Munoz, directeur des affaires juridiques et des ressources humaines de Stora Enso France, filiale française du groupe finlandais spécialisé dans la commercialisation de papiers.

Situé à Paris, le bureau de ventes de la société emploie près de 120 personnes. Au moment de l'appel d'offres, les grands éditeurs d'outils de gestion des temps ont été consultés. La plupart des propositions étaient inadaptées à la taille de l'entreprise : « Ces projets nécessitaient la mise en place de vraies usines à gaz ! », constate Eric Munoz.

La solution Web RTT de l'éditeur français Luca - commercialisée aujourd'hui sous l'appellation Ugo - a été retenue. Elle répond à la forte volonté du DRH de faire simple. « Nous avons été sensibles à la présentation du logiciel et à son ergonomie. L'outil est adapté aux cas de figure courants dans la gestion des congés. Une utilisation simple, agréable et intuitive via une interface web nous a également séduits. »

Conçu pour fonctionner au sein d'un intranet, le logiciel gère les demandes et les validations de congés. Il donne une plus grande transparence et permet de consulter en ligne et en temps réel les comptes de congés. En outre, un planning des absences est consultable par tous les utilisateurs.

« L'outil offre aux managers une visibilité extraordinaire sur les plannings de leurs équipes. Il est aussi responsabilisant pour toutes les catégories de personnel », remarque Eric Munoz. Trois sessions de formation d'une heure ont été organisées pour le personnel. « Au départ, certains managers étaient très réticents à l'égard de l'outil. Aujourd'hui, les mêmes reprennent la main sur leur assistante pour manipuler le logiciel. »

Facile à mettre en place, l'outil a été paramétré en une seule journée. Et interfacé avec le progiciel de paie Sage. Pour l'heure, une seule adaptation du logiciel, en cours de développement informatique, a été demandée à l'éditeur : la possibilité de connaître les lieux de déplacements professionnels des commerciaux grâce à des codes couleur.

Au total, le montant de l'acquisition du logiciel s'élève à 10 000 euros. Un investissement que justifient les économies générées par les gains de productivité et la disparition des erreurs dans le traitement des demandes de congés.

> Activité : commercialisation de papiers.

> Effectifs : 120 collaborateurs au siège, 1 200 en France.

> Chiffre d'affaires : 900 millions d'euros en 2003.