« La réforme et la mise en place du DIF nous ont poussés à prendre un logiciel pour la partie administrative et comptable, qui devient complexe, même pour 100 personnes. Avec cet outil, on va pouvoir faire du décisionnel. Car cette réforme, il faut l'accompagner d'une stratégie pour le salarié et pour l'entreprise. Pour l'instant, on anticipe le rush. Nos besoins étaient simples. Il nous fallait un outil de comptabilisation des temps, facile d'accès, pas très puissant, mais qui nous permette d'anticiper », remarque Nicolas Rubert, responsable paye et administration du personnel de Saint-Gobain Distribution Bâtiment, holding du pôle distribution bâtiment de Saint-Gobain qui assure le conseil, le marketing et la centralisation des achats d'enseignes telles que Point P, Lapeyre, Raab Karcher ou Dahl en Europe. Parmi trois prestataires, c'est la solution proposée par Neeva, benjamin des éditeurs de logiciels de gestion de la formation, qui a été retenue.

« Son architecture, qui passe par le web, nous a paru facile d'accès, souple à paramétrer et à utiliser, et correspondant en coût et en utilisation au volume de personnes à gérer. Pour chaque formation, on voit simplement si elle est suivie au titre du plan ou du DIF. Pour chaque stage, on obtient des extractions en temps et en budget. Les requêtes et éditions permettent un contrôle et une analyse des coûts. Les demandes peuvent se faire en direct, à partir de nos différents sites, selon un catalogue de formation préenregistré avec plusieurs prestataires sélectionnés. Nous savons à chaque instant de combien et sur quel coût nous dépassons le plan. Nous pouvons ainsi jouer un rôle de conseil, orienter le salarié. Cela nous permet d'avancer », affirme Nicolas Rubert.

Encore en développement, la solution Neeva s'adapte progressivement aux besoins de cette entreprise. Auparavant, SGBD utilisait Excel pour ses tableaux de bord.

« La formation étant désormais un enjeu à part entière de la gestion des ressources humaines de notre petite population, l'outil Neeva est devenu indispensable », note le responsable qui, équipé de ce logiciel, se sent prêt à faire face à une montée en puissance attendue du droit individuel à la formation.

En décembre dernier, le DIF a fait l'objet d'une communication distincte du bulletin de paye. Depuis, les demandes arrivent en informatique et en anglais. « Avec un crédit qui peut atteindre 40 heures par personne, cela peut faire 3 600 heures à répartir », constate Nicolas Rubert.

> Secteur : holding du pôle distribution bâtiment de Saint-Gobain.

> Effectifs : 90 salariés, cadres à 90 %.

> Budget formation : 100 000 euros de budget, salaires inclus ; 4 % de la masse salariale.

Principal atout de la solution Neeva (SAS créée en 2005) : son ergonomie conviviale et ses tarifs, qui la rendent accessible à une PME à partir de 50 personnes et jusqu'à plusieurs milliers. Sa technologie «full web 2.0» permet au client de personnaliser son environnement à partir d'un simple navigateur en fonction de ce qu'il veut mettre en avant. « Il ne voit que l'information qui le concerne ou lui est utile », explique Christian Grenom, directeur commercial. Les informations, classées par volets, peuvent être saisies et validées de manière décentralisée par le gestionnaire de formation, le collaborateur ou son responsable hiérarchique. Les salariés peuvent ainsi saisir leurs besoins. La rémunération, l'historique de formation, la réforme sont pris en compte. Les heures DIF, les reports, les abondements et les compteurs sont récupérés par le logiciel paye.

Les calculs peuvent ensuite s'effectuer par scénarios et simulations (coûts pédagogiques, allocation formation, catégories de personnel). Il sert alors d'outil d'analyse. Il peut gérer des parcours de formation ; intégrer les prestataires avec leurs tarifs HT ou TTC et intégrer les accords de branche ou d'entreprise. Côté logistique, coordonner la gestion d'équipements, de plannings, d'un catalogue de formation, envoyer des convocations, sortir des fiches de présence, des demandes de remboursement et des attestations, mais aussi gérer le CIF, la VAE, les bilans de compétences. Ses deux versions intègrent les accords de branche.

L'édition limitée coûte 3 250 euros HT pour 100 personnes et un poste ; 5 000 euros pour 300 personnes et un poste (licence et mise en oeuvre : installation et formation au logiciel incluses). L'édition complète coûte 10 150 euros HT pour 1 000 personnes et un poste. Une version organisme de formation est disponible à partir de juin. En mode locatif, il en coûte 120 euros par mois pour 300 personnes avec un poste.