Sur l'échelle de l'externalisation, la Banque Palatine se hisse sur les premiers barreaux. « Nous n'avons pas externalisé notre fonction RH, énonce Pierre Pilven, responsable de l'administration du personnel. Nous avons maintenu notre équipe de huit gestionnaires. Rien n'a changé dans l'organisation de notre service. » L'entreprise, qui a choisi de faire héberger ses logiciels RH - paye, gestion des temps et de la formation, administration du personnel - chez un prestataire, continue de gérer ces tâches en interne. Une infogérance qui déleste la banque du traitement et de l'archivage des données de la paie ainsi que des tâches de maintenance technique des applications.

Le déclic de cette externalisation partielle remonte au projet de remplacement du système d'information global de la société, il y a quatre ans. Se posait alors la question du devenir du logiciel de paie, notamment en raison de départs en retraite non remplacés au sein du département informatique chargé d'en assurer la maintenance et l'évolution. « Dans le cadre de la bascule informatique de 2006, la Banque Palatine voulait se recentrer sur l'informatique bancaire, son coeur de métier », note Pierre Pilven. La banque souhaitait aussi poursuivre l'utilisation de son logiciel de paie, GXP, utilisé depuis 1989 et jugé fiable. Fin 2005, la base de données est reprise et hébergée par ADP, l'éditeur de l'application. Environ six mois ont été nécessaires pour rendre le système opérationnel.

La décision d'externaliser le calcul des salaires a pour toile de fond un cadre législatif et réglementaire mouvant et de plus en plus complexe. Avec la solution choisie, la banque ne se charge plus du suivi réglementaire. Elle assure, néanmoins, le contrôle et la validation du paramétrage du logiciel : « Il n'y a pas de délégation de pouvoir, explique Pierre Pilven. Nous communiquons au prestataire les cahiers des charges pour les évolutions de la paie, et procédons, ensuite, par validation. »

Le plus souvent, les entreprises qui procèdent à l'infogérance applicative veulent réaliser des économies. Ce n'était pas l'objectif premier de la Banque Palatine. Aurions-nous affaire à un établissement financier qui ne regarde pas à la dépense ? Pierre Pilven s'explique : « L'objectif premier était l'externalisation de la production de la paie dans de bonnes conditions et avec un bon niveau de qualité. » La motivation initiale tenait plutôt à l'exigence de sécuriser le fonctionnement du système et d'assurer la continuité de service. « L'éditeur nous garantit la pérennité de la solution et de son évolution », affirme le responsable.

Autres arguments rassurants : en confiant le calcul de sa paie au géant du secteur, la banque choisissait aussi un prestataire renommé dans le milieu bancaire.Une tranquillité d'esprit qui a un coût : pour la Banque Palatine, la facture annuelle s'élève, en moyenne, à 400 000 euros.

Ce tarif ne dispense pas l'entreprise de valider les données salariales. « Nous ne sommes pas dans le cas d'un outsourcing complet, notre fournisseur n'a qu'une obligation de moyens, explique Pierre Pilven. Nous restons responsables du contrôle de la prestation, en interne, en externe, et vis-à-vis des administrations. »

Revers de la médaille, Pierre Pilven accorde une «confiance raisonnée» au prestataire. En corollaire, pour s'assurer d'une qualité de service, il juge important de mettre en place des outils nécessaires au suivi du projet et au contrôle de la prestation : comité de pilotage, réunions mensuelles, comptes-rendus, rapports d'intervention... A quoi s'ajoute la nécessité d'une définition contractuelle précise des tâches et responsabilités des acteurs ainsi que des sanctions éventuelles en cas de non-respect des obligations. Selon Pierre Pilven, il est également important de formaliser les modalités de gestion au quotidien et de définir les rôles de chacun.

Au vu de ces contraintes, le responsable ne voit pas d'un mauvais oeil une externalisation de processus complet, incluant le personnel. Il préférerait, ainsi, se concentrer sur la partie « la plus intéressante » de la fonction, le contrôle social, plutôt que sur les aspects administratifs et réglementaires. Toutefois, Pierre Pilven reste prudent. Car la formule « n'est pas encore à l'ordre du jour ». De plus, un outsourcing total implique souvent une perte de connaissances et de savoir-faire pour l'entreprise. Et les salariés restent attachés à ce que les services d'administration du personnel ou du recrutement demeurent en interne...

Le professionnel des RH se dit aussi conscient des dégâts sociaux que l'externalisation complète peut occasionner : « Le transfert d'activité à l'extérieur peut être utilement envisagé simultanément à une évolution professionnelle des salariés concernés ou à des départs à la retraite. » Une remarque en forme de promesse ?

• Activité : établissement financier, filiale à 100 % de la Caisse d'épargne.

• Effectifs : 1 200 salariés.

• Chiffre d'affaires 2007 : 232 millions d'euros.

• Tâche externalisée : production de la paie.