Ils ont fait une croix sur le papier. Depuis fin 2008, près de 60 % des salariés de M6 Web - 55 sur un effectif de 95 personnes - ont accepté de recevoir leurs bulletins de paie sous forme électronique. La division Internet de la société n'a pas attendu l'entrée en vigueur de la loi du 20 décembre 2007 relative à la simplification du droit autorisant la dématérialisation des fiches de paie des salariés consentants pour tester la solution du jeune éditeur parisien Novapost. « La praticité de la solution, sa modernité et l'aspect écoresponsable de la démarche nous ont séduits », explique Anne-Marie Mondin, directrice administratif RH du groupe. Dans son équipe, deux employés à temps plein se dédient à l'impression et à la mise sous pli des paies de 1 700 salariés permanents et de quelque 5 000 intermittents. Grâce au système Novapost RH, la responsable souhaite, avant tout, les occuper à des tâches plus diversifiées.

Côté collaborateur, la dématérialisation des bulletins représente des gains de temps et de place, « avantages inestimables » aux yeux d'Anne-Marie Mondin. Les documents demeurent accessibles en permanence sur Internet. Grâce à son «coffre-fort électronique», l'employé archive, consulte, télécharge et imprime ses fiches de paie. Après son départ de l'entreprise, il peut y avoir accès pendant un an, via son compte Novapost, ou bien se faire remettre ses fichiers sur un CD. De son côté, l'employeur archive les données pendant cinq ans. « La solution garantit la valeur juridique des documents et la confidentialité, témoigne Anne-Marie Mondin. Les serveurs de stockage des données sont doublés et le prestataire a pris les précautions nécessaires à la longévité de l'archivage. » La responsable est convaincue de la supériorité des capacités de conservation du support informatique sur celles de l'imprimé, « qui peut devenir illisible en quelques années ».

En outre, la dématérialisation diminue la consommation de papier. Pourtant, même si la plupart des testeurs volontaires se sont laissé convaincre par l'enjeu écologique..., 55 % d'entre eux persistent à imprimer leur bulletin. Un paradoxe qu'Anne-Marie Mondin met sur le compte de l'habitude : « Conserver du papier est un réflexe qui va se perdre », prévoit-elle.

Si les taux de satisfaction du service sont « très élevés », reste que « 60 % d'adhésion à la dématérialisation est un chiffre plutôt bas », reconnaît la directrice. Comment expliquer ce résultat chez des testeurs à la fibre technophile ? « Cette population jeune, liée aux nouvelles technologies, est très frileuse sur les sujets de la sécurité et de la confidentialité des données », explique-t-elle. Les réticences des non-inscrits à l'expérimentation concernent également la valeur juridique du document électronique.

Afin de rassurer les salariés, l'entreprise envisage de communiquer sur la sécurisation via l'authentification et la signature électronique ainsi que sur la reconnaissance légale du bulletin dématérialisé. La publication de la loi sur la simplification du droit, le 13 mai dernier, devrait aussi lever des freins psychologiques chez les salariés dubitatifs.

Si la dématérialisation des bulletins est étendue à tout le groupe M6, la responsable vise un taux d'adhésion de 80 %. Le nombre d'inscrits doit être d'autant plus important que le prix de revient de la solution dépend surtout de la quantité de bulletins traités par Novapost. Aujourd'hui, M6 débourse 0,66 euro par fiche de paie électronique contre 1,52 euro pour la version papier, soit 57 % de gains sur les coûts directs (papier, impression, mise sous pli, affranchissement, temps passé par les opérateurs...). Pour le comité de pilotage chargé de statuer sur les suites de l'expérimentation d'ici à fin mai, l'argument devrait peser lourd dans la balance.

1 Près de 60 % des salariés de M6 Web ont accepté la formule du bulletin de paie électronique.

2 Côté RH, la dématérialisation permet de dégager du temps pour des tâches plus variées.

3 La solution aboutit à des réductions de coût importantes. Déjà 57 % de gains pour M6 Web.

La loi de simplification du droit, adoptée le 28 avril dernier, permet à tous les employeurs d'envoyer à leurs salariés un bulletin de paie sous forme électronique, à deux conditions. Tout d'abord, ils doivent obtenir l'accord des salariés concernés ; ensuite, la remise du bulletin doit être réalisée « dans des conditions garantissant l'intégrité des données ». Afin de sécuriser la conservation des documents, les entreprises devront donc se doter d'un coffre-fort électronique. Les employeurs ont l'obligation, comme pour la version papier, de conserver pendant cinq ans les bulletins électroniques.

L'édition et l'envoi d'un bulletin de paie par les entreprises du secteur privé concernent 17,6 millions de documents chaque mois, soit plus de 200 millions de documents par an*. Le conseil de la concurrence a chiffré à 0,70 euro les frais d'édition et de mise sous pli, hors frais de timbre, d'un bulletin. Rapporteur de la proposition de loi adoptée, le député Etienne Blanc a estimé que la dématérialisation pourrait permettre aux entreprises de réaliser, chaque année, une économie d'environ 145 millions d'euros.

* Rapport n° 1145 remis au nom de la commission des lois de l'Assemblée nationale par Etienne Blanc, député.