Demande de congé, recherche d'un poste en interne ou choix d'un fonds d'investissement pour son intéressement ou sa participation… toutes ces démarches sont désormais accessibles aux 35 000 salariés de la Société générale, directement via leur poste de travail. « Nous avons mis en place il y a plus d'un an une application self-service RH unique, se félicite Patrick Chaussé, responsable du système d'information des ressources humaines (Sirh) du groupe bancaire. L'ancien système était réservé à la ligne RH. Aujourd'hui, tous nos collaborateurs peuvent se connecter au site RH du groupe. Surtout, nous disposons d'un système informatique unique et intégré rassemblant toutes les fonctions RH. » Les avantages sont nombreux : la base unique d'informations sur les rémunérations, les recrutements ou la gestion des carrières est régulièrement mise à jour ; le déploiement est facilité – lorsque l'organisation d'une fonction évolue, la réponse de l'équipe informatique est rapide et simplifiée – ; enfin, l'intégration aux postes de travail permet une plus grande utilisation des socles bureautiques.

Tout a commencé en septembre 1998. « Une remise à plat de notre système était devenue indispensable, se souvient Patrick Chaussé ; il nous fallait concevoir un nouveau schéma directeur. » Les passages à l'an 2000 puis à l'euro étaient alors source d'inquiétude. Parallèlement, le secteur bancaire était sur le point de se doter d'une nouvelle convention collective, prévue pour janvier 2000. « Le socle réglementaire de notre système RH allait donc connaître de multiples modifications », poursuit le responsable du Sirh. Et puis, la banque était aussi confrontée à la tendance générale vers une plus grande décentralisation et déconcentration de la fonction RH, davantage de responsabilités étant transférées vers le management.

Le choix du partenaire s'est fixé assez vite sur PeopleSoft. « Nous espérions transformer l'outil en une seule fois et réaliser une migration complète de notre système : paie, gestion des absences, recrutements… », se souvient Patrick Chaussé. La paie ne figurant pas encore au catalogue du prestataire élu, le projet – dénommé Gershwin (gestion des ressources humaines sous Windows et Internet) – a été découpé en deux lots. « Orienté vers la gestion administrative, notre système d'information datait des années 80. C'était un progiciel GIP, autour duquel tournaient 77 applications. » Un système très hétérogène, donc. L'objectif était de passer à un système intégré. En septembre 1999, le groupe a fait migrer toutes les fonctions RH vers le nouveau système : le recrutement, la gestion administrative des rémunérations et des carrières, les avantages sociaux, les fonctions portées par un datawarehouse (gestion prévisionnelle, consolidation et reporting). Toutes… sauf la paie. En janvier 2000, la nouvelle convention collective des banques est entrée en vigueur. Les accords d'entreprise ont été renégociés avec les partenaires sociaux, puis intégrés dans le nouveau système. Le groupe a alors fait le pari d'être le premier à intégrer la paie dans le système mis en place par PeopleSoft. La deuxième étape du projet, baptisée Gershwin 2, fut lancée en septembre 2000. Depuis son entrée en production, d'autres fonctions ont été ajoutées, à l'instar de la formation, en janvier 2003.

Le self-service est, quant à lui, devenu réalité dans le courant de l'année 2000, avec une première brique consacrée à la gestion des congés, puis une deuxième à la bourse des emplois. Dès avril, les salariés concernés se verront notifier leur participation et intéressement et auront accès à un outil d'aide à la décision leur permettant de simuler l'optimisation de leur investissement. Leur choix sera enregistré via le self-service. La formation devrait bientôt suivre sur la liste des fonctions directement accessibles : « Les demandes de plans de formation sont nombreuses, souligne Patrick Chaussé. Ce système permet de traquer les coûts inutiles. En outre, une entreprise comme la nôtre gère 450 000 demandes de congé par an. En faisant l'hypothèse d'un gain de temps, ne serait-ce que de cinq minutes sur chacune d'elles, l'économie se révèle substantielle. » La réflexion porte à présent sur la réorganisation des lignes administratives que la mise en place du nouveau système a « libérées » de leurs tâches. Soit plusieurs centaines de personnes à réaffecter. « Il faut maintenant penser le redéploiement des compétences sur le territoire », souligne Patrick Chaussé.