« Mon SIRH ? Il sait tout faire, sauf le café. » Cette boutade d'un directeur des ressources humaines résume bien la révolution qu'introduisent les systèmes d'information des ressources humaines dans les entreprises. Un marché pour lequel le cabinet Markess prévoit un chiffre d'affaires de l'ordre de 1 milliard d'euros en 2004. Selon ce même cabinet, parmi les entreprises de plus de 1 000 salariés en France, près de deux sur trois sont déjà équipées d'un SIRH. Tout a commencé et commence, bien souvent, par la paie. « Dans les années 70, on a assisté à la naissance des logiciels de paie, uniquement dédiés à cette fonction », rappelle ainsi Charles-Henri Besseyre des Horts, professeur associé à HEC au département management et ressources humaines. L'informatique a déchargé les services du personnel de tâches administratives fastidieuses. Dans certains cas, on a externalisé cette gestion, devenue à faible valeur ajoutée pour la fonction ressources humaines. « Ensuite, poursuit Charles-Henri Besseyre des Horts, le développement rapide des technologies, l'apparition des ERP intégrés au système d'information de l'entreprise et, surtout, les technologies ouvertes comme Internet et l'apparition des portails RH ont permis d'aller de plus en plus loin dans l'automatisation des tâches traditionnellement dévolues à la fonction ressources humaines : la gestion des notes de frais, des congés et des absences, notamment avec les 35 heures. Ces évolutions ont permis de déporter vers le manager ou le salarié des fonctions qu'il incombait avant au service des ressources humaines d'assurer. »

La logique mise en avant par les DRH et les éditeurs de logiciels est de faire traiter par informatique, notamment par le biais d'une saisie individuelle du manager d'équipe ou du salarié lui-même, des informations à faible valeur ajoutée (montant des notes de frais, nombre de jours de RTT à prendre, etc.) qui surchargent les équipes RH et les empêchent de se consacrer à leur cœur de métier : l'évolution et la gestion des carrières. Ce que confirme Véronique Montamat, directrice du marketing de Sopra Group : « Les progiciels de gestion intégrés (voir glossaire page 74) sont apparus en opposition aux systèmes hétérogènes qui fleurissaient çà et là. Nos systèmes avaient comme philosophie au départ d'être le plus homogènes et intégrés possible afin d'éviter les applications plus ou moins compatibles avec le système d'information de l'entreprise. Sur les types d'applications, on traite en premier lieu les domaines obligatoires : la paie, la gestion des temps et des activités. »

Désir de rationalisation, souci d'économie et recentrage sur la partie « noble » de la fonction RH sont donc les principaux facteurs poussant à la mise en œuvre d'un SIRH. Il n'en demeure pas moins que les systèmes d'information des ressources humaines s'orientent lentement mais sûrement d'activités à faible valeur ajoutée vers des fonctions plus complexes comme le recrutement, la formation, voire la gestion qualitative des RH. « Partant de la gestion des temps ou de la paie, on en arrive de plus en plus à des outils de gestion de la mobilité, de la formation et du recrutement, voire à des applications plus spécifiques, comme la gestion de la connaissance, l'évaluation des compétences ou le 360°, c'est-à-dire l'évaluation des compétences d'un salarié par les clients et par les niveaux n + 1 et n – 1 », fait remarquer Hélène Mouiche, consultante chez Markess International.

Depuis la promulgation de la loi du 4 mai 2004 relative à la formation tout au long de la vie, la formation est, en effet, appelée à devenir une application phare des SIRH. Ce qui n'est pas sans donner des sueurs froides aux professionnels, DRH et directeurs informatiques : « J'ai rarement vu quelque chose d'aussi complexe. Ce ne sera pas une partie de plaisir », soupire d'avance Jean-Pascal Aubert, directeur général de Cegetel Systèmes d'information. Pour sa part, Marie-Emmanuelle Guillo, directrice du SIRH de SFR, confirme : « Nous avons bien entendu l'intention d'intégrer cette disposition dans notre SIRH, mais cela ne va pas se faire en un coup de baguette magique. C'est un chantier qui nous demandera plusieurs mois de travail. »

Selon la récente étude du cabinet Markess, la formation devrait constituer l'un des principaux vecteurs de croissance du marché des SIRH : 60 % des entreprises interrogées ont mis en place en 2004 des modules informatisés de gestion de la mobilité, du recrutement et de la formation. Un pourcentage qui devrait s'élever, d'ici à 2006, à 90 % pour la mobilité et le recrutement et à 85 % pour la formation. Ces perspectives n'étonnent pas les éditeurs, qui tablent eux aussi sur une forte croissance de ces marchés. « Cette loi va contribuer à une individualisation de la gestion de la formation, qui va être beaucoup plus souple, à l'aide de tutorat, d'e-learning ou de formation en présentiel », estime Dominique Van Deth, responsable de la stratégie produits de la zone Europe, Moyen-Orient, Afrique pour PeopleSoft.

Le recrutement constitue l'un des autres moteurs de développement des SIRH. « Ce n'est pas étonnant, dans la mesure où l'on constate un taux de croissance de 50 à 100 % par an du nombre de CV reçus dans certaines entreprises. Le volume de traitement des candidatures s'en trouve accru, ce qui pose un problème de gestion. Il faut alors mettre en place des systèmes informatisés qui gèrent de nouveaux outils intelligents, sur de la recherche sémantique », souligne Véronique Montamat, de Sopra Group. Les grands éditeurs d'ERP proposent déjà une application pour le recrutement, la plupart du temps confiée à un autre prestataire, souvent plus petit, et qui communique avec le SIRH général afin d'ajuster au mieux la variable qu'est le recrutement.

Le dernier volet de développement pour les éditeurs, et sûrement le plus sensible pour la fonction RH, concerne la gestion des compétences et des évolutions de carrière. « 45 % des entreprises ont mis en place des modules d'ingénierie des compétences en 2004, elles seront probablement 65 % d'ici à 2006 », analyse Hélène Mouiche. « Une fois le problème de la gestion quantitative réglé, les DRH peuvent se préoccuper de la gestion qualitative : évaluation des compétences, gestion des connaissances, évaluation des carrières. Ce sont des modules – gestion des postes, gestion des carrières, gestion des emplois – que nous commençons à installer dans nos progiciels », indique Yves Benezech, directeur commercial d'HR Access Fidelity.

Reste que, dans ce domaine, les DRH se demandent parfois s'ils ne jouent pas aux apprentis sorciers. Si la décentralisation de tâches administratives ne provoque d'états d'âme chez personne, jusqu'où aller dans les aspects qualitatifs pour que les ressources humaines ne se retrouvent pas dépossédées de leur substance ? Un sujet sur lequel les DRH avancent à pas comptés : « En ce qui concerne les évaluations de carrière et les entretiens, le système ne sait pas restituer la finesse des informations qu'on lui donne, estime le directeur des ressources humaines d'une grande banque internationale, qui a intégré à son propre système d'information un module ad hoc proposé par l'éditeur PeopleSoft. On continue donc à tenir des fiches et une bourse des emplois pour les souhaits d'évolution. » Quant à lui, Pascal Collardey, DRH de KPMG SA, se montre pour le moins réservé : « Je suis assez dubitatif sur l'utilité de faire rentrer des entretiens et leurs résultats dans un système informatisé de ressources humaines. Sur le plan du droit social, la ligne jaune risque d'être assez vite franchie. »

En d'autres termes, l'informatisation galopante des RH ne pose pas seulement un problème existentiel aux DRH. Car elle n'est pas sans conséquence non plus sur le climat social et les relations avec les partenaires sociaux dans l'entreprise. Autrement dit, danger !

Même assisté d'un directeur des systèmes d'information, il est difficile pour un DRH de se faire une idée précise de l'offre en logiciels pour les ressources humaines. Comme l'explique Hélène Mouiche, du cabinet Markess, « il existe beaucoup d'acteurs, d'origines diverses (éditeurs, SSII, cabinets de conseil, etc.), sur le marché de l'e-RH, ce qui peut donner le sentiment, au premier abord, d'une galaxie plus ou moins bien organisée. De plus, même si des opérations de rachat et de fusion ont lieu, nous n'assistons pas encore à une concentration du marché ». Schématiquement, autour des grands éditeurs d'ERP généralistes qui proposent des modules couvrant la plupart des besoins d'e-RH – SAP, PeopleSoft, HR Access, Oracle, Sage, Sopra, Meta4 (Adonix) – coexistent des acteurs spécialisés sur la paie, comme ADP-GSI, la gestion des temps, comme GFI Chronotique, TempoSoft ou Horoquartz…, la gestion des compétences (Trivium), la formation (iProgress, Net G, Saba…).

Des acteurs qui essaient d'élargir leur offre à d'autres spécialités.

Pour corser le tout, à côté de ces incontournables, une multitude de prestataires occupent des niches, notamment en proposant leurs services sur un mode ASP (voir glossaire, page 74).

Aussi, avant d'investir dans un SIRH, mieux vaut déterminer exactement ses besoins, définir le cahier des charges avec la DSI et développer petit à petit les applications sur des sites pilotes. Beaucoup de DRH ont cumulé une approche grands acteurs (ERP) avec l'ajout d'un prestataire plus spécialisé.

Sans prétendre à l'exhaustivité, ce tableau répertorie les leaders du marché dans chaque grande famille de produits et certains spécialistes parmi les plus intéressants.

SIRH : système d'information des ressources humaines.

GPEC : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Qu'elle passe ou non par un SIRH, c'est le cœur de métier d'une direction des ressources humaines.

GTA : gestion des temps et des activités. C'est une des applications d'un SIRH, qui traite les congés, les jours de RTT…

DIF : droit individuel à la formation. C'est l'une des toutes nouvelles dispositions de la loi sur la formation professionnelle dont les décrets ont été promulgués cet été. Elle rénove la loi de 1971 sur la formation professionnelle et prévoit au minimum un quota de vingt heures de formation par an et par salarié.

E-RH : regroupe, de manière relativement globale, toutes les applications de gestion des ressources humaines pouvant être gérées sur Internet : la paie, le recrutement, l'évaluation des compétences, les formation en ligne…

À y rattacher, entre autres : e-learning et e-recruitment.

MSS : Manager Self Service. Désigne toutes les applications qui permettent à un manager de saisir des informations concernant un salarié (congés, demande de formation, etc.).

ESS : Employee Self Service. Même logique que le MSS, mais côté salarié ; c'est-à-dire toutes les applications qui permettent à un salarié d'actualiser, via un SIRH, sa situation personnelle ou professionnelle (évaluation des compétences, demande de congés, changement de domicile ou de banque, etc.).

ERM : Employee Relationship Management. Dans sa philosophie, il consiste à traiter le salarié comme un client interne à l'entreprise en lui apportant un service le plus personnalisé possible. Ce qui passe notamment, du point de vue informatique, par des applications ESS.

ERP : Enterprise Resource Planning, ou PGI, pour progiciel de gestion intégré. C'est sous ces acronymes que l'on désigne les grands progiciels spécialisés notamment en GRH, et dont font partie les grands acteurs du marché (HR Access, PeopleSoft, SAP).

ASP : Application Service Provider. Il s'agit d'un prestataire qui propose, dans le cadre d'un abonnement, l'utilisation à distance d'applications hébergées chez lui et accessibles via une liaison sécurisée IP. Il est responsable de l'infrastructure informatique et des applications qu'il propose. Il se rémunère sur l'utilisation faite par les clients de ces applications, auxquelles il associe des services à forte valeur ajoutée. Les clients louent un droit d'usage et ne sont donc pas propriétaires des applications. Ces prestataires sont assez actifs sur le recrutement ou la paie.

CSP : centre de services partagés. Ce sont des plates-formes qui gèrent, pour plusieurs entreprises, des applications de ressources humaines. Les DRH, du moins dans les entreprises de l'Hexagone, semblent relativement peu enclins à intégrer ce type de projet dans leur SIRH.

BPO : Business Process Outsourcing. Tout ce qui a trait à l'externalisation de la fonction RH. En général la paie, mais aussi la formation, voire, de plus en plus, les premières étapes du recrutement.

DSI : directeur des systèmes d'information. L'interlocuteur incontournable d'une direction des ressources humaines pour mettre en œuvre un système informatisé de ressources humaines.