L’agence Lecko a testé cinq outils capables de retranscrire et synthétiser les propos, puis d’identifier des décisions et des actions à mener. Malgré certaines qualités, les assistants digitaux restent tributaires de la capacité des participants humains à bien structurer les échanges...

La réunionite, éternel fardeau des cadres, vit-elle ses dernières heures ? L’agence Lecko, spécialisée dans la transformation digitale, a évalué cinq outils – deux américains (Copilot de Microsoft et Fireflies), deux européens (MeetGeek et TLDV) et un français (Spoke) – assurant la transcription et la synthèse des propos tenus ainsi que l’identification des actions à mener. Les tests menés aboutissent à des résultats contrastés (voir tableau). Globalement, les tests menés par Lecko font ressortir deux solutions par leur capacité à retranscrire des réunions avec un taux d’erreur inférieur à 1 %.

Un réel intérêt opérationnel

En revanche, s’agissant de la production d’une synthèse présentant un réel intérêt opérationnel, une seule solution émerge (Spoke). Quant aux actions identifiées grâce à la retranscription des propos tenus durant les réunions, la marge de progrès est très importante. Non seulement le taux d’actions oubliées varie de 19 % à… 75 %, mais le pourcentage de celles pouvant être qualifiées d’utiles (sans erreurs ou malentendus) n’atteint, dans le meilleur des cas, que 52 %. Lecko en conclut que les solutions examinées assurent un gain de temps, mais nécessitent une relecture avant utilisation.

 

Des obstacles restent à franchir, assurent les auteurs de l’étude, précisant que « l’exigence de fiabilité nécessaire à la confiance permettant l’automatisation complète est très élevée ». Des conditions favorables peuvent être réunies : lorsque les réunions sont 100 % en ligne, avec une structuration claire et précise, une personne chargée de piloter les échanges et des participants capables de respecter une certaine discipline dans la prise de parole. De ses tests, Lecko conclut qu’une réunion hybride est difficile à transcrire, car l’assistant digital aura plus de difficulté à identifier les participants présents dans un local physique. Lecko recommande l’usage de ce type d’assistant uniquement dans les réunions en ligne.

Encore tributaires... des humains

L’étude souligne aussi l’importance de structuration et de l’animation de la réunion. Ces deux facteurs aident les assistants digitaux à bien identifier les décisions et les actions à entreprendre pour les mettre en œuvre. Les spécialistes de Lecko recommandent donc aux organisateurs et participants des réunions « d’adapter [leurs] modalités d’échanges » afin de tirer le meilleur parti de ces assistants, qui sont loin d’être négligeables. Utilisés dans des conditions optimales, ils permettent en effet de réduire le temps consacré à la rédaction des comptes rendus, gain décuplé par l’utilisation généralisée de l’assistant digital, et un gain d’efficacité dans la structuration des plans d’action.

Tout comme les êtres humains, les assistants digitaux sont sensibles à certains facteurs très concrets. Lecko a ainsi constaté que la longueur des réunions peut altérer la qualité des analyses produites, mais s’attend à ce que cette problématique technique soit résolue « à terme ». Par ailleurs, Lecko observe une boucle de rétroaction : l’utilisation de la retranscription peut amoindrir la spontanéité des participants. Si tel était le cas, ce que les échanges pourraient gagner en matière de structuration et de clarté aboutirait à une perte de fraîcheur et de vivacité…